Gestión Documental:
Digitalizando documentos almacenados o archivados en papel, a través de su captura como archivos informáticos, se facilita el acceso a los mismos, haciendo que sea más rápido y seguro, incluso varios usuarios al mismo tiempo desde diferentes puntos de consulta podrían acceder a los mismos datos.
Se ofrecen dos posibilidades de tratamiento de los archivos, en función del tipo de los mismos y de las necesidades de cada usuario:
Por un lado, tratamiento como archivos de imagen, capturándolos y agregándolos a un archivo pdf Esta opción es recomendable para documentos ya envejecidos, manuscritos o deteriorados.
Por otra parte, los documentos mecanografiados en buen estado de conservación se podrán tratar del mismo modo que los anteriores, es decir, como archivos de imagen o mediante un proceso de escaneado en el que se les aplicará un software de reconocimiento de caracteres (OCR), para su catalogación como documentos de texto, permitiendo, entre otras ventajas, realizar búsquedas por palabras dentro de los propios documentos, editar el documento en un procesador de textos, etc...
Una vez digitalizados, los fondos se entregarán en su conjunto grabados en discos DVD, aunque en función de los deseos del usuario se pueden entregar cargados en unidades de almacenamiento USB, discos duros externos, etc., e incluso, en equipos informáticos.
La Gestión Documental ofrece una serie de ventajas a tener en cuenta, ya que, además de facilitar el acceso a los datos almacenados, deja abierta la posibilidad de la implantación de esos ficheros en equipos o redes de acceso local, bases de datos, páginas web, etc. que acerquen la información a un mayor número de usuarios de un modo sencillo y rápido.
El acceso a los datos cargados en ficheros informáticos permite la consulta de los documentos sin necesidad de que los originales sufran menoscabo, sobre todo si se trata de documentos con cierto valor histórico. Además, resulta sencilla la realización de copias de los originales si el equipo a través del que se consulta el fondo está conectado a una impresora.
ZOOK DIGITAL. C.I.F.:27330992. Inscrita en el Registro Mercantil de Lugo, Tomo 353, Libro 0, Folio 88, Hoja LU-10760
